Behandling av personuppgifter

Kulturfonden för Sverige och Finlands Policy för hantering av personuppgifter gällande mediestipendier 


Registeransvarig
Kulturfonden för Sverige och Finland (org nr 802017-3046)
Riddargatan 13 D
11451 Stockholm
 
Kontaktuppgifter till dataskyddsansvarig
Anni Heikka 
Fondkoordinator 
anni@kulturfonden.net
+46 72 242 4900
 
Syfte med att registrera personuppgifter (berättigat intresse)

Personuppgifter behandlas för att verkställa fondens syfte. Sådan data, vars behandling medför specifika risker, såsom personnummer och bankkontonummer, behandlas i så begränsad omfattning som möjligt. 

Syfte med behandlingen av personuppgifter 
För behandling av ansökningar om bidrag eller stipendier riktade till Kulturfonden för Sverige och Finland 
För utbetalning och uppföljning av beviljade bidrag och stipendier samt för att göra behövliga anmälningar om bidrag och stipendier till myndigheter. 

Vilka uppgifter registreras?
I registret bevaras uppgifter om den sökande eller sökandes kontaktperson som i första hand har lämnats av den sökande.
Obligatoriska personuppgifter för inlämning av ansökan: 
- uppgifter som identifierar den sökande (t.ex. namn, adress, telefon, e-postadress, personnummer/org. nummer) 

Den sökandes egna uppgifter om sig själv i ansökan, exempelvis: 
-      CV 
-      arbetsprover
-      andra dokument och uppgifter som den sökande har bifogat till stöd för ansökan 
-      eventuella rekommendationer som skaffats med den sökandes samtycke 
-      övriga uppgifter som behövs för ansökan 

Om den sökande beviljas ett stipendium sparas det dessutom följande uppgifter om den sökande exempelvis:
-      kontonummer
-      information gällande rekvisition och om betalningstransaktioner
-      information om när beslut fattats
-      information om eventuella ändringar gällande bidraget eller stipendiet eller återtagande av dessa
-      information om eventuella meddelanden till Skattemyndigheter
-      Stipendiemottagarens redovisning av bidraget

Personer under 18 år
Personer under 18 år som önskar söka ett bidrag skall först be sina föräldrar/förmyndare att kontakta Kulturfonden för Sverige och Finlands sekretariat innan de kan söka om stöd.

Hur länge bevaras uppgifterna
Den sökandes ansökningar och uppgifter sparas för evigt hos Kulturfonden men radera årligen från ansökningsystemet. Ansökningsmaterialet, både beviljade ansökningar och ansökningar som fått avslag, har ett stort kulturhistoriskt värde för framtida forskning i Kulturfonden för Sverige och Finlands stödverksamhet och det ger fonden också en möjlighet att utvärdera effekten av samt utveckla bidrags- och stipendieverksamheten. 

Regelmässigt utlämnande av uppgifter 
Ansökningarna behandlas av Kulturfonden för Sverige och Finlands sekretariat och fondstyrelse. 

Alla personer som har tillgång till uppgifterna är bundna av sekretessplikt. 

Personerna som evaluerar ansökningarna har endast begränsad tillgång till de delar av materialet som de behöver se för att kunna genomföra sitt arbetsuppdrag och rättigheten till uppgifterna är tidsbegränsad således att personerna inte längre kan komma åt informationen då deras uppdrag är avslutat. 

Rättigheten att se och uppdatera personuppgifter är begränsad både på personnivå och tidsmässigt genom registerförarens interna, centralt administrerade, rättigheter.

Uppgifter kan på basen av dataskyddsförordningen och annan dataskyddslagstiftning lämnas ut åt främst till Skattemyndigheter. 

Uppgifter tillhörande beviljade bidrag och stipendier kan lämnas ut i (avslag publiceras inte): 
·                       Publikationer 
·                       Webbsida 
·                       Sociala medier

Uppgifter kan vid behov utlämnas till andra fonder och stiftelser för att främja informationsutbyte.
Flyttning av data till länder utanför Europeiska unionen (EU) eller det Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES)
Ansökningarna registreras på Surveymonkey som för nuvarande inte har informationslagring i Europa.

Läs mer på  https://www.surveymonkey.com/resources/gdpr-white-paper/?ut_source=mp&ut_source2=gdpr&ut_source3=text_link

Publicering av beslut gällande stipendier och personuppgifter
Registerföraren kan publicera följande uppgifter om alla bidragsmottagare:
- namn
- ändamålet för vilket stipendiet beviljats

Beslutet att publicera uppgifterna grundar sig på en målsättning att upprätthålla ett offentligt förtroende för bidragssystemet. 

Registerföraren skyddar de sökandes, de sakkunnigas och de personer lämnat rekommendationers integritetsrättigheter och lämnar därmed inte ut utlåtanden som gäller ansökningarna.

Rätt till insyn 
Var och en har rätt att kontrollera om de finns i Kulturfonden för Sverige och Finlands register. 
Var och en har rätt att kontrollera sina egna uppgifter i registret.

Begäran om att få utlämnat informationen ska göras skriftligt och den ska vara undertecknad av personen som ber att få utlämnat sina uppgifter. Användaren av ansökningssystemet kan också logga in med sitt konto och under ”Personuppgifter” välja att ladda ner all data som sparats i samband med kontot.

Registerföraren har rätt att be den som lämnat begäran om att få kontrollera sina uppgifter om att bestyrka sin identitet. 
Registerföraren skyddar de sökandes, de sakkunnigas och personer som lämnat rekommendationers integritetsrättighet och lämnar därmed inte ut utlåtanden som gäller ansökningarna.

Begäran besvaras inom en månad från att den mottagits.
Begäran ska adresseras till:  
Kulturfonden för Sverige och Finland
Riddargatan 13 D
11451 Stockholm
 
Rätt att kräva rättelse av en uppgift 
En felaktig uppgift i registret ska rättas till på en specificerad begäran av en registrerad 
En specificerad begäran ska adresseras till: sverige@kulturfonden.net

Rätt att göra invändningar
Den registrerade har rätt att göra invändningar mot att personuppgifter behandlas i samband med en ansökning, men då måste behandlingen av ansökan avbrytas.

Rätt att begära radering
Den registrerade har rätt att begära att personuppgifter raderas om:
Den registrerade motsätter dig behandlingen och det inte finns något berättigat skäl eller rättslig grund för fortsatt behandling av uppgifterna

Behandlingen av uppgifter är lagstridigt
Till följd av lagstiftning är Kulturfonden för Sverige och Finland i många fall skyldig att förvara personuppgifter för att till exempel fullgöra en lagstadgad skyldighet eller hantera rättsliga anspråk.

Rätt att lämna in ett klagomål
Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till övervakningsmyndigheten ifall denna anser att behandlingen av personinformationen strider emot EU:s dataskyddsförordning.
Kulturfonden för Sverige och Finland | Riddargatan 13 D 114 51 Stockholm Sverige | | +46 (0)73 54479 19 | sverige@kulturfonden.net |